Notionと問次郎の使い分け

この記事の要約

• Notion は、アカウントを持つメンバー同士がチームとしてドキュメントを管理し、知識を共有する使い方（議事録、プロジェクト管理、社内Wikiなど）に適した機能を多く持っている。
• 製品マニュアルやヘルプセンターのように、書き手は少なく、読者がチームの外に大勢いるドキュメントでは、読者はページの構成を知らずに答えだけを探す。問次郎はこのような用途に向いている。

はじめに

この記事では、Notion を日常的に利用している方に向けて、Notion と問次郎をどのように使い分けられるかを紹介します。

前提として、問次郎は Notion の代わりになるサービスではありません。どちらが優れているかではなく、用途によってツールの向き不向きがあると思います。

弊社でもプロジェクト管理や議事録などにおいてNotionを使うことが多いですが、それでも問次郎を使うケースが多々あります。たとえば、受託プロジェクトにおける顧客向けのシステム操作マニュアルなどは、問次郎で作成して提供しています。

Notion は、チームの道具として優れている

弊社では、会議の議事録や議論メモ、プロジェクトの進捗管理やTODOなどの資料は Notion にまとめています。経験上、Notion は次のような使い方に向いていると思います。

• 複数人で同時に編集する：議事録やディスカッションのメモを、その場でメンバー全員がリアルタイムに編集できます。
• 構造化された情報を扱う：データテーブルの機能とタスク管理やガントチャート形式の表示を用いて、プロジェクトの進捗を可視化できます。
• 社内Wikiに情報をためる：社員が気づいたことを投稿しやすく、チームの知識が蓄積されていきます。

これらに共通するのは、チーム全員が書き手であり、同時に読み手でもあることです。書きかけの状態でも共有でき、気づいた人が直していくような運用により、ドキュメントが育っていくような使い方が可能です。

顧客向けのドキュメントを Notion で公開すると起きること

Notion を使い慣れていると、顧客向けのシステムドキュメントも Notion で作成し、Web に公開したくなります。実際、Notionにも公開ページの機能があり、ドキュメントを作成して公開できると思います。

しかし、顧客向けのドキュメントは、主となる読者がチームの外にいる点で、議事録や社内Wikiとは前提が異なります。弊社が受託プロジェクトの操作マニュアルを Notion とは分けて問次郎で作成しているのは、次のような問題が起きやすいためです。

答えが書いてあるのに、たどり着けない

顧客は、ドキュメントのページ構成を知りません。ページツリーをたどって目当てのページを探すことはほとんどなく、見つからなければ探すのをあきらめて問い合わせます。答えはドキュメントに書いてあるにもかかわらず、問い合わせは減りません。

ドキュメントに何が足りないのかが見えない

問い合わせは、メールやチャットで担当者に一件ずつ届きます。担当者は個別の返信に追われ、どのような質問が多いのか、ドキュメントのどこが足りないのかを、全体として把握できません。

社内向けの書き方が混ざる

社内Wikiと同じ書き方で作ると、社内でしか通じない言葉や、仕様が決まるまでの議論の経緯がページに残りがちです。社内のメンバーには自然でも、顧客にはわかりにくい内容です。

公開する範囲に気をつかう

社内のページと顧客向けのページが同じ場所にあると、公開してはいけないページを誤って公開しないよう、ページを追加するたびに注意が必要です。

根本の原因は、書き手と読者が分かれたこと

議事録や社内Wikiでは、書き手と読み手は同じチームのメンバーです。顧客向けのドキュメントでは、書き手はチームの数人、読者はチームの外にいる多くの顧客です。書き手と読者が分かれると、チーム全員が書き手であり読み手でもあるという前提が成り立たなくなります。

書き手（社内のメンバー）は Notion を毎日使うので困りませんが、チームの外にいる読者（顧客）は目当てのページを見つけられず、問い合わせが担当者に一件ずつ届きます。

Notion は、アカウントを持つメンバー同士がチームとしてドキュメントを管理し、知識を共有することを想定して作られています。顧客向けのドキュメントの読者の多くは、Notion のアカウントを持っていません。そのため、チームの中で便利に使っている機能の多くは、読者には届きません。

生きたドキュメント、放置されるドキュメント

もう一つ、見落とされやすい違いがあります。ページに手が入り続けるかどうかです。

Notion のページが新しく保たれるのは、書くこと自体が日々の仕事の一部になっているからです。タスクの状態を変える、議事録を書く、といった作業が、そのままページの更新になります。

一方、顧客向けのドキュメントは、書き上げた時点で「完成」として扱われがちです。チームの日々の仕事の中には、ドキュメントを開いて直すきっかけがありません。そのため、同じ Notion の中でも、プロジェクトのページは生きているのに、顧客向けのページだけが誰にも直されないまま放置され、少しずつ古くなっていきます。

この差は、道具の機能の差ではなく、ドキュメントを生きた状態に保つきっかけがあるかどうかの差です。

• Notion：書き手が毎日の作業でページを使うことが、更新のきっかけになります。
• 問次郎：読者がAIチャットに質問し、その質問が記録として運用者に届くことが、更新のきっかけになります。書き手が毎日ページを開かなくても、読者の側からドキュメントが使われ続けます。

読者の質問をきっかけにドキュメントを改善する流れは、「ドキュメントにAIチャットを付けるべき理由」で詳しく紹介しています。

判断の軸は「書き手と読者は同じか、分かれているか」

Notion と問次郎のどちらが向いているかは、次のように整理できます。

問次郎をお勧めするケース

次のような場合は、Notion よりも問次郎をお勧めします。弊社の受託プロジェクトの操作マニュアルの例で紹介します。

読者と書き手がはっきり分かれている

受託プロジェクトの操作マニュアルを書くのは弊社の数人で、読むのは発注元でそのシステムを使う多くの利用者です。問次郎は、ドキュメントを運用するチームと、それを読む多くの読者が分かれている使い方を想定して作られています。

読者は構成を知らず、答えだけを探している

問次郎で公開したドキュメントには、AIチャットが付きます。読者はページを探さなくても、「CSVで書き出せますか？」のように質問するだけで、ドキュメントの内容に基づいた回答を得られます。ドキュメントに記載がない内容は、推測で答えずに「記載がない」と回答します。

読んでもらうことより、問い合わせを解決することが目的

AIチャットへの質問は「Q&A の履歴」に記録されます。運用チームは、どのような質問が多いのか、ドキュメントのどこに記載が足りないのかを、まとめて確認できます。

役割で使い分ける

Notion と問次郎は、どちらか一つを選ぶものではありません。実際に弊社でも、役割で使い分けています。

• Notion：議論、検討、決まるまでの経緯など、チームの中で使う情報を残します。
• 問次郎：チーム外の読者に向けてドキュメントを公開し、読者の質問をもとにドキュメントを更新し続けます。読者は顧客に限らず、社内の別の部署や新しく入ったメンバーのこともあります。

たとえば、新しい機能は Notion で議論して仕様を決め、そこで決まったシステムの操作方法などを問次郎のドキュメントに書いて公開します。チームの中で使う情報はこれまでどおり Notion で管理し、チームの外の読者が読むドキュメントを問次郎で公開する、という使い分けが考えられます。

まとめ

この記事では、Notion と問次郎の使い分けを、「書き手と読者は同じか、分かれているか」「ドキュメントを生きた状態に保つきっかけは何か」という2つの観点から紹介しました。

どちらを使うか迷ったときは、「このページの読者は誰か」「このページを使い続けるのは誰か」で整理することができると思います。読者がチームの外にいて、読者数が多いドキュメントであれば、問次郎が向いている可能性があります。

問次郎の Free プランでは、プロジェクトを1つ、AIチャット付きで無料で公開できます（AIの回答は月100回まで）。プランの違いは利用プランをご覧ください。まずは顧客向けのドキュメントを1つ、アカウント作成からお試しいただけます。