Notion과 Monjiro, 언제 무엇을 쓸까

이 글의 요약

• Notion은 계정을 가진 멤버끼리 팀으로서 문서를 관리하고 지식을 공유하는 용도(회의록, 프로젝트 관리, 사내 위키 등)에 맞는 기능을 많이 갖추고 있다.
• 제품 매뉴얼이나 헬프 센터처럼 작성자는 적고 독자는 팀 밖에 많은 문서에서는, 독자가 페이지 구성을 모른 채 답만 찾는다. Monjiro는 이러한 용도에 맞다.

들어가며

이 글에서는 Notion을 매일 사용하는 분들을 위해, Notion과 Monjiro를 어떻게 구분해 쓸 수 있는지 소개합니다.

전제로, Monjiro는 Notion을 대신하는 서비스가 아닙니다. 어느 쪽이 더 뛰어난가가 아니라, 용도에 따라 도구마다 맞고 맞지 않는 부분이 있다고 생각합니다.

저희 회사도 프로젝트 관리나 회의록 등에는 Notion을 자주 사용하지만, 그래도 Monjiro를 사용하는 경우가 많습니다. 예를 들어 수탁 프로젝트에서 고객에게 제공하는 시스템 조작 매뉴얼 등은 Monjiro로 작성해 제공하고 있습니다.

Notion은 팀의 도구로서 뛰어나다

저희 회사에서는 회의록과 논의 메모, 프로젝트 진행 관리와 TODO 등의 자료를 Notion에 정리하고 있습니다. 경험상 Notion은 다음과 같은 용도에 맞다고 생각합니다.

• 여러 명이 동시에 편집한다: 회의록이나 논의 메모를 그 자리에서 멤버 전원이 실시간으로 편집할 수 있습니다.
• 구조화된 정보를 다룬다: 데이터베이스 기능과 작업 관리, 간트 차트 형식의 보기를 활용해 프로젝트 진행 상황을 시각화할 수 있습니다.
• 사내 위키에 정보를 쌓는다: 직원이 알게 된 것을 쉽게 올릴 수 있어, 팀의 지식이 쌓여 갑니다.

이들의 공통점은 팀 전원이 작성자이면서 동시에 독자이기도 하다는 것입니다. 작성 중인 상태로도 공유할 수 있고, 알아챈 사람이 고쳐 나가는 운영을 통해 문서가 자라 가는 방식으로 쓸 수 있습니다.

고객용 문서를 Notion으로 공개하면 생기는 일

Notion에 익숙해지면 고객용 시스템 문서도 Notion으로 작성해 웹에 공개하고 싶어집니다. 실제로 Notion에도 페이지를 공개하는 기능이 있어, 문서를 작성해 공개할 수 있습니다.

하지만 고객용 문서는 주된 독자가 팀 밖에 있다는 점에서 회의록이나 사내 위키와는 전제가 다릅니다. 저희 회사가 수탁 프로젝트의 조작 매뉴얼을 Notion과 분리해 Monjiro로 작성하는 것은 다음과 같은 문제가 생기기 쉽기 때문입니다.

답이 적혀 있는데도 찾아가지 못한다

고객은 문서의 페이지 구성을 모릅니다. 페이지 트리를 따라가며 원하는 페이지를 찾는 일은 거의 없고, 찾지 못하면 포기하고 문의합니다. 답이 문서에 적혀 있는데도 문의는 줄지 않습니다.

문서에 무엇이 부족한지 보이지 않는다

문의는 이메일이나 채팅으로 담당자에게 한 건씩 들어옵니다. 담당자는 개별 답장에 쫓겨, 어떤 질문이 많은지, 문서의 어디가 부족한지를 전체적으로 파악하지 못합니다.

사내용 작성 방식이 섞인다

사내 위키와 같은 방식으로 작성하면, 사내에서만 통하는 말이나 사양이 정해지기까지의 논의 경과가 페이지에 남기 쉽습니다. 사내 멤버에게는 자연스러워도 고객에게는 이해하기 어려운 내용입니다.

공개 범위에 신경을 써야 한다

사내 페이지와 고객용 페이지가 같은 곳에 있으면, 공개해서는 안 되는 페이지를 실수로 공개하지 않도록 페이지를 추가할 때마다 주의해야 합니다.

근본 원인은 작성자와 독자가 나뉜 것

회의록이나 사내 위키에서는 작성자와 독자가 같은 팀의 멤버입니다. 고객용 문서에서는 작성자는 팀의 몇 명, 독자는 팀 밖에 있는 많은 고객입니다. 작성자와 독자가 나뉘면, 팀 전원이 작성자이자 독자라는 전제가 성립하지 않게 됩니다.

작성자(사내 멤버)는 Notion을 매일 사용하므로 불편이 없지만, 팀 밖에 있는 독자(고객)는 원하는 페이지를 찾지 못해 문의가 담당자에게 한 건씩 들어옵니다.

Notion은 계정을 가진 멤버끼리 팀으로서 문서를 관리하고 지식을 공유하는 것을 전제로 만들어져 있습니다. 고객용 문서의 독자 대부분은 Notion 계정을 가지고 있지 않습니다. 그래서 팀 안에서 편리하게 쓰는 기능의 상당수가 독자에게는 닿지 않습니다.

살아 있는 문서, 방치되는 문서

놓치기 쉬운 차이가 하나 더 있습니다. 페이지에 계속 손이 가는지 여부입니다.

Notion 페이지가 최신 상태로 유지되는 것은 작성하는 일 자체가 일상 업무의 일부이기 때문입니다. 작업 상태를 바꾸고 회의록을 쓰는 일이 그대로 페이지 업데이트가 됩니다.

반면 고객용 문서는 다 쓴 시점에 "완성"으로 취급되기 쉽습니다. 팀의 일상 업무 안에는 문서를 열어 고칠 계기가 없습니다. 그래서 같은 Notion 안에서도 프로젝트 페이지는 살아 있는데, 고객용 페이지만 아무도 고치지 않은 채 방치되어 조금씩 낡아 갑니다.

이 차이는 도구의 기능 차이가 아니라, 문서를 살아 있는 상태로 유지할 계기가 있는지의 차이입니다.

• Notion: 작성자가 매일 업무에서 페이지를 사용하는 것이 업데이트의 계기가 됩니다.
• Monjiro: 독자가 AI 채팅에 질문하고, 그 질문이 기록으로 운영자에게 전달되는 것이 업데이트의 계기가 됩니다. 작성자가 매일 페이지를 열지 않아도, 독자 쪽에서 문서가 계속 사용됩니다.

독자의 질문을 계기로 문서를 개선하는 흐름은 "문서에 AI 채팅을 붙여야 하는 이유"에서 자세히 소개합니다.

판단 기준은 "작성자와 독자가 같은가, 나뉘어 있는가"

Notion과 Monjiro 중 어느 쪽이 맞는지는 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

Monjiro를 추천하는 경우

다음과 같은 경우에는 Notion보다 Monjiro를 추천합니다. 저희 회사의 수탁 프로젝트 조작 매뉴얼을 예로 소개합니다.

독자와 작성자가 확실히 나뉘어 있다

수탁 프로젝트의 조작 매뉴얼을 쓰는 사람은 저희 회사의 몇 명이고, 읽는 사람은 발주처에서 그 시스템을 사용하는 많은 이용자입니다. Monjiro는 문서를 운영하는 팀과 그 문서를 읽는 많은 독자가 나뉘어 있는 사용 방식을 전제로 만들어져 있습니다.

독자는 구성을 모르고 답만 찾고 있다

Monjiro로 공개한 문서에는 AI 채팅이 붙습니다. 독자는 페이지를 찾지 않아도 "CSV로 내보낼 수 있나요?"처럼 질문하기만 하면 문서 내용을 바탕으로 한 답변을 얻을 수 있습니다. 문서에 적혀 있지 않은 내용은 추측으로 답하지 않고 "기재가 없다"고 답변합니다.

읽히는 것보다 문의를 해결하는 것이 목적이다

AI 채팅에 들어온 질문은 "Q&A 이력"에 기록됩니다. 운영 팀은 어떤 질문이 많은지, 문서의 어디에 기재가 부족한지를 한곳에서 확인할 수 있습니다.

역할에 따라 구분해 쓴다

Notion과 Monjiro는 둘 중 하나를 고르는 것이 아닙니다. 실제로 저희 회사도 역할에 따라 구분해 쓰고 있습니다.

• Notion: 논의, 검토, 결정되기까지의 경과 등 팀 안에서 쓰는 정보를 남깁니다.
• Monjiro: 팀 밖의 독자를 위해 문서를 공개하고, 독자의 질문을 바탕으로 문서를 계속 업데이트합니다. 독자는 고객에 한하지 않고, 사내의 다른 부서나 새로 합류한 멤버일 수도 있습니다.

예를 들어 새 기능은 Notion에서 논의해 사양을 정하고, 거기서 정해진 시스템 조작 방법 등을 Monjiro 문서에 써서 공개합니다. 팀 안에서 쓰는 정보는 지금처럼 Notion에서 관리하고, 팀 밖의 독자가 읽는 문서는 Monjiro로 공개하는 방식으로 구분해 쓸 수 있습니다.

마치며

이 글에서는 Notion과 Monjiro를 구분해 쓰는 방법을 "작성자와 독자가 같은가, 나뉘어 있는가", "문서를 살아 있는 상태로 유지하는 계기는 무엇인가"라는 두 가지 관점에서 소개했습니다.

어느 쪽을 쓸지 고민될 때는 "이 페이지의 독자는 누구인가", "이 페이지를 계속 사용하는 사람은 누구인가"로 정리해 볼 수 있습니다. 독자가 팀 밖에 있고 독자 수가 많은 문서라면 Monjiro가 맞을 수 있습니다.

Monjiro의 Free 요금제에서는 프로젝트 1개를 AI 채팅과 함께 무료로 공개할 수 있습니다(AI 답변은 월 100회까지). 요금제의 차이는 요금제를 참고해 주세요. 먼저 고객용 문서 하나를 회원가입으로 시작해 볼 수 있습니다.